Die Herausforderung

Die Stiftung Diakoniewerk Kropp betreibt über 10 Standorte mit mehr als 2.000 Mitarbeitern. Die Reparatur- und Serviceprozesse im Facility Management für über 50 Gebäude liefen über Papier. Handwerkeraufträge wurden per Telefon weitergegeben, Dokumentation auf Formularen ausgefüllt, Status war nirgendwo einsehbar.

• Papierbasierte Prozesse mit hohem manuellen Aufwand
• Kein Self-Service für Mitarbeiter und Handwerker
• Mobile Dokumentation vor Ort nicht möglich

Die Lösung

SPOO hat auf Basis von Piles&Cards ein zentrales Self-Service-Portal entwickelt. Mitarbeiter können Handwerkeraufträge direkt einreichen und den Status verfolgen. Handwerker dokumentieren ihre Arbeit mobil vor Ort via Tablet — papierlos, in Echtzeit.

Die Entwicklung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit den Nutzern selbst. Jeder Schritt wurde mit den Beteiligten getestet und verfeinert. Das Ergebnis: eine Lösung die wirklich im Alltag funktioniert.

Die Ergebnisse

• Vollständig papierloser Prozess von der Auftragserfassung bis zur Dokumentation
• Echtzeit-Status für alle Beteiligten — kein Nachfragen mehr
• Handwerker arbeiten mobil direkt vom Tablet
• Deutliche Effizienzsteigerung und weniger Fehler durch Digitalisierung

Was Piles&Cards konkret gebracht hat

2.000 Mitarbeiter, 50 Gebäude, ein digitaler Prozess. Arne Schnack, IT-Manager bei Diakoniewerk Kropp: "Mit SPOO digitalisieren wir unternehmensweite Anforderungen ohne eigenes Software-Know-how."